Cycle d'une année de gestion
Copropriété : mode d'emploi
Le fonctionnement d’une copropriété s’organise autour d’un cycle de gestion d’une année, durant laquelle votre syndic KEREDES accompagne le syndicat des copropriétaires sur tous les aspects administratifs, techniques, financiers, de gestion courante…. sans oublier l’aspect humain et le « bien vivre ensemble ».
Chaque copropriété (ou syndicat de copropriété) définit sa période de fonctionnement de 12 mois. On appelle cette année de gestion = un exercice comptable. Chez KEREDES Syndic de Copropriété, les exercices comptables sont calés sur les trimestres civils. Votre copropriété pourra donc avoir un exercice comptable qui démarre soit :
- Le 1er janvier pour terminer le 31 décembre
- Le 1er avril pour se terminer le 31 mars
- Le 1er juillet pour se terminer le 30 juin
- Le 1er octobre pour se terminer le 30 septembre
LES PLUS :
KEREDES Syndic vous tient informé de la prise en charge de votre demande de gestion courante par email ou sms, en toute transparence.
Tout au long de l’année, KEREDES Syndic se charge...
- d’appeler les charges auprès des copropriétaires – les appels de fonds ;
- d’encaisser les paiements, de relancer, de suivre les dossiers contentieux (impayés, surendettement …) ;
- de commander les interventions techniques, de régler les fournisseurs ;
- de tenir la comptabilité et de contrôler les factures ;
- d’assurer la mise en œuvre des contrats ;
- de réaliser les DTA, les états datés en cas de vente ;
- de mettre à jour la liste des copropriétaires ;
- de réaliser les notes d’informations en cas de besoin pour faciliter
le « bien vivre ensemble » ; - de mettre en œuvre les décisions d’AG et préparer l’AG ;
- d’organiser les réunions avec le CS suivant le contrat et les besoins ;
- de répondre aux diverses demandes de précisions et des questions de copropriétaires qui affluent par mail ;
- de faire les demandes de devis ou déplacement des entreprises suivant les sujets.
Cycle d'une année de gestion
La Clôture Comptable
KEREDES arrête les comptes de la copropriété à la fin de l’exercice comptable, fait le bilan des factures reçues, non parvenues, payées, à venir… et vérifie la bonne répartition de ces factures suivant la nature des dépenses (charges générales, chauffage, ascenseur, escalier...). Ce bilan des dépenses est comparé avec le budget prévisionnel des charges que les copropriétaires paient chaque trimestre (ou chaque mois chez KEREDES). C’est ce que l’on appelle la régularisation des charges (différence entre le budget et les dépenses réelles). Cet arrêté de compte fait l’objet d’un contrôle par le conseil syndical ou tous copropriétaires dans les semaines qui précèdent l’assemblée générale.
Le Conseil Syndical : réunion préparatoire à l'Assemblée Générale
Chez KEREDES Syndic de Copropriété, environ 3 à 4 mois avant la tenue de l’assemblée générale annuelle, une réunion est organisée avec le conseil syndical afin d'en préparer les grands sujets. KEREDES reprend les points « obligatoires » de l’ordre du jour et traite les sujets relevant d’obligations légales, de suggestions d’entretien, d’adaptation financière… Le conseil syndical propose également des sujets (demande de copropriétaires, entretien, travaux, contrats…). Cette réunion préparatoire avec le Syndic et le Conseil Syndical est essentielle pour construire ensemble le prochain ordre du jour tout en gardant à l’esprit l’intérêt collectif de la copropriété et la conservation de l’immeuble. KEREDES a choisi de réaliser cette réunion environ 1 trimestre avant l’assemblée afin d’avoir le temps d’obtenir des devis d’entreprise à inscrire à l’ordre du jour et ainsi prendre des décisions.
Organisation de l'Assemblée Générale annuelle
C’est LE rendez-vous annuel qui réunit TOUS les copropriétaires afin de faire un bilan sur l’année passée et parler de l’année à venir. Chez KEREDES syndic l’assemblée générale intervient dans les 6 mois qui suivent la clôture des comptes de la copropriété. Afin de faciliter l’organisation des copropriétaires, KEREDES essaie de conserver tous les ans la même période pour la tenue de l’assemblée. Les copropriétaires reçoivent leur convocation à l’assemblée avec un ordre du jour et les pièces jointes environ 1 mois avant la date. L’assemblée générale est le seul organe de décision de la copropriété. C’est donc un rendez-vous essentiel.
Déroulé de l'Assemblée Générale
Lors de l'Assemblée Générale, les copropriétaires : • Approuvent les comptes de l’année passée (N-1) (ce qui entraîne la régularisation des charges) • Votent le budget pour l’année N+1 (obligation d’avoir un budget d’avance) • Désignent le syndic (maximum 3 ans) • Votent les éventuelles « nouveautés » législatives • Votent les propositions de travaux (de l’entretien courant aux gros travaux) ou tout autre décision prévue au règlement de copropriété. Chaque année, KEREDES indique aux copropriétaires les informations générales sur l’activité de la copropriété, les difficultés rencontrées, fait le point sur l’entretien réalisé et conseille sur la programmation à venir dans l’intérêt de la copropriété, tout en tenant compte des moyens et situations individuelles. Ce rendez-vous de plus en plus délaissé est essentiel pour comprendre, anticiper, programmer l’entretien des copropriétés. Si le clos et couvert n’est pas entretenu, alors l'investissement pourrait perdre de sa valeur.
La Visite Annuelle - ou Check Up
Environ 6 mois après l’assemblée générale, KEREDES réalise une visite annuelle des parties communes de la copropriété en présence du président du conseil syndical. Cette visite souvent photographique permet de faire un point sur les divers éléments d’entretien courant, les contrats d’entretien et l’état visuel du bâti. Cela permet d’avoir un suivi régulier et efficace de la copropriété pour ensuite faire faire les interventions nécessaires, mais surtout anticiper et programmer les vieillissements ou les dégradations du bâti. Attention : le gestionnaire de copropriété reste un généraliste du bâtiment qui vous conseille et oriente vers les professionnels compétents.
Gestion Courante et mise en oeuvre des décisions de l'Assemblée
Votre gestionnaire de copropriété gère au quotidien la vie des parties communes de votre immeuble. Cela va du problème de serrurerie, d’électricité, du sinistre sur les parties communes, de pannes diverses, qui sont traités par KEREDES syndic auprès des entreprises. Nous mettons en œuvre les décisions prises par l’assemblée générale.
Nos conseils pour votre copropriété :
Dans le cadre d'un vaste chantier de rénovation énergétique, KEREDES a très sérieusement suivi et mené le projet avec des commissions pendant un an ! Nous avons même vu des personnes opposées changer d’avis au final.
Grosse copropriété avec rien moins que 80 occupants, La Chesnaie est passé d’une étiquette énergétique E à B, soit le niveau BBC rénovation.
Le contact est très bon et cela ne date pas d’hier. Nous réitérons systématiquement notre confiance à KEREDES Syndic de Copropriété au nom des services rendus.
De la rénovation de notre chaufferie à celle de nos toits, pour les appels d’offres par exemple, KEREDES Syndic de Copropriété peut nous signaler telle ou telle entreprise dont ils ont jugé des compétences.
Nous appelons régulièrement KEREDES Syndic de Copropriété avec qui les relations sont étroites : nous nous réunissons deux à trois fois par an pour faire le point sur ce qui doit être entrepris.
Ce qui est important c’est la transparence. Les copropriétaires doivent être réactifs et signaler très vite au Conseil syndical tout souci afin d'acter ensuite les travaux. Nous travaillons en totale confiance.